Ter os melhores fornecedores, saber o que fazer com eles e, principalmente, extrair-lhes o melhor: esse é o estado da arte do sourcing.
Neste texto iremos alinhar alguns conceitos deste processo da cadeia de suprimentos, aprofundar-nos na metodologia e na estratégia para encontrarmos os fornecedores mais confiáveis e fazermos os melhores negócios.
Em virtude de ser um processo estratégico dentro de qualquer empresa, é preciso estar atento e contar com parceiros que lhe darão respaldo e segurança.
Boa leitura!
O que é o sourcing?
Sourcing é encontrar, examinar, negociar e contratar fornecedores.
Geralmente os bens e serviços vendidos pelos fornecedores são necessários para as operações do dia a dia de uma empresa que aplica o sourcing.
Assim sendo, é uma parte importante da construção e manutenção de uma cadeia de suprimentos eficaz.
Uma função essencial do processo de sourcing é encontrar o melhor equilíbrio entre os custos mantidos sob controle e a redução de riscos e melhoria da eficiência operacional.
Nas empresas é fundamental que sejam respeitadas as diferentes realidades para focar no que cada uma tem de positivo.
Enquanto especialistas em sourcing, na AIN, dentre outras coisas, sempre aconselhamos a não terceirizar por completo esse processo, uma vez que o sucesso está intimamente ligado à cultura organizacional.
Por isso parceiros especializados e com relação de confiança têm se mostrado a melhor solução.
Conhecendo alguns conceitos da cadeia de suprimentos
É importante contextualizarmos e alinharmos alguns conceitos com relação às compras e ao desenvolvimento de fornecedores. Confira a seguir:
E-sourcing
O e-sourcing é uma plataforma online que permite que as empresas realizem seus processos de compras primando pelas melhores práticas de negociação para cada categoria de suprimento.
Ao invés de cotar preços individualmente com vários fornecedores, o e-sourcing unifica o processo e promove aos compradores decisões com mais qualidade, assertividade e redução de custos.
Sem dúvidas, é um processo justo e transparente, já que os fornecedores participantes têm total conhecimento da concorrência entre eles.
Outsourcing
No mundo corporativo, o outsourcing é o processo em que uma empresa contrata outra organização para desenvolver determinada área ou departamento seu.
Por conseguinte, ele está estritamente relacionado com a subcontratação de serviços e, na maioria dos casos, é capaz de tornar uma empresa mais rentável, porque a contratação de empresas externas especializadas pode representar uma grande vantagem para a contratante.
Dessa forma, o outsourcing confere maior visibilidade dos custos e disponibiliza mais recursos humanos e tecnologia para a empresa.
Procurement
O procurement é um processo que cuida de ponta a ponta para a aquisição de bens e de serviços. Em síntese, tem a ver com cuidar dos negócios alheios.
Engloba diversos elementos, etapas e tarefas referentes à administração de toda a cadeia logística de uma organização. Podemos destacar as atividades:
- Cotação, avaliação e seleção de fornecedores (sourcing);
- Negociação e sincronização entre empresa e fornecedores;
- Gestão de contratos;
- Aquisição de matérias-primas, mercadorias e serviços;
- Transporte, logística e recebimento de pedidos;
- Avaliação de desempenho e feedback das entregas e dos fornecedores.
Metodologia de Sourcing
Entenda a seguir como funciona a metodologia aplicada ao sourcing, assim como a importância de cada etapa:
1. Prioridade do desenvolvimento
É preciso ter foco no que se busca – por analogia, buscar alternativas para os produtos mais importantes dentro da empresa (seja matéria-prima ou produto de maior giro).
2. Identificação da necessidade para o sourcing
Primeiramente, para saber o que buscar, deve-se levantar dados. Isso possibilita um benchmark da cadeia de suprimentos e ajuda a analisar a estrutura organizacional da empresa, bem como permite desenhar a evolução do processo.
3. Curva ABC (opcional) e Análise de Pareto (80/20)
É necessário classificar informações, separar itens de maior importância ou impacto.
Os percentuais das curvas podem variar conforme a necessidade de cada projeto.
Em uma empresa que possua 1.000 itens, por exemplo, muitas vezes apenas 25 itens são responsáveis por 70% do valor agregado, então são nesses que devemos focar.
4. Pote de ouro (retorno X facilidade de implementação)
Nesse sentido, usamos o conceito de gerenciamento de projetos.
Está intimamente ligado aos produtos que mais poderão dar retorno na captação de novos fornecedores e o quão fácil será importá-los.
Produtos e processos ditam como vamos trabalhar:
5. Checklist da mercadoria em questão
Nunca devemos negligenciar as características técnicas dos produtos e tudo o que a empresa espera de característica e de performance relacionada a ela.
Portanto, ser minucioso em cada detalhe e procurar acompanhar cada etapa do desenvolvimento de um produto trará tranquilidade para as aquisições.
6. Análise do tratamento administrativo (NCM)
Inegavelmente, sabemos que alguns produtos têm um tratamento administrativo diferenciado.
Conforme sua classificação fiscal (Nomenclatura Comum do Mercosul), eles dependerão de anuência ou controle para entrar no Brasil e isso pode acontecer através de órgãos reguladores como MAPA, ANVISA, IBAMA, INMETRO, entre outros.
Sendo assim, esse tipo de produto pode estar sujeitos a custos de viabilização mais altos e serem mais complexos de encontrar em conformidade com os requisitos legais do Brasil.
7. Fontes de busca
Acima de tudo, nenhuma fonte deve ser descartada no sourcing.
Atualmente, com a tecnologia, as fontes de busca de novos parceiros comerciais é vasta: Feiras Internacionais, Sites B2B, Associações Comerciais, Tradings no Brasil e no Exterior, Câmaras de Comércio, Sistemas Big Data, Yellow Pages e as tradicionais indicações.
Por mais que a tecnologia nos ajude nesse processo, o contato direto nas visitas a feiras e a própria visita ao fornecedor são ações que aproximam e são base para construção de um bom relacionamento entre as partes.
8. Filtros de seleção
Por fim, a seleção está intimamente ligada à estratégia da empresa.
De uma gama de centenas de fornecedores, portanto, teremos que:
- Mapear os fornecedores: saiba quais são os requisitos técnicos, selecione aqueles que atendam ao especificado e reforce os pontos importantes;
- Selecionar os fornecedores compatíveis: informe os pontos-chave e seu potencial como cliente, vislumbre seu fornecedor e dê informações que destacam o seu negócio e empresa. Além disso, considere fortemente fazer projeções de pedidos anuais;
- Selecionar as melhores cotações: estude as melhores condições de fornecimento;
- Estudar as melhores condições: preço x prazo x pagamento;
- Selecionar as melhores amostras: fique atento no que esperar de um pedido se uma amostra não atender à qualidade desejada;
- Inspecionar: comprove que a amostra não é uma exceção;
- Escolher duas ou três opções, concluindo o processo de seleção final.
Estratégia do Sourcing
O sourcing precisa seguir um ciclo básico e contínuo, que terá como consequência a constante melhoria dos processos de aquisição.
Isso porque a evolução da cultura na empresa se dá com a repetição.
É aconselhável terceirizar partes e fazer o sourcing em conjunto com quem tenha know-how para tanto.
Podemos citar como bons exemplos de terceirização as auditorias e viagens para feiras. Acima de tudo, é importante respeitar a realidade de cada empresa.
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